Kuidas olla efektiivsem

 

efektiivsem

Prokrastineerimine – see on oskus lükata tänased kohustused homse varna.

Kahjuks võib selle oskuse hea valdamine viia ebaeduni tööl ja ettevõtluses. Kuidas sellest üle saada ja olla efektiivsem?

Mis on prokrastineerimine e asjade edasi lükkamine?

Kõik on seda kunagi tundnud – soovi lükata kohustusi kuhugi kaugemasse tulevikku mitte teha neid kohe. Võib-olla on see sellest, et tegemata tööde nimekirjas on vaid igavad või rasked ülesanded. Võib-olla on see tüütu klient, kellega ei tahaks tegeleda või üle pea kasvanud paberimajandus.

Seetõttu sa valid teha midagi muud ja lükkad tüütud asjad tulevikku. See aga kahjuks viib suuremate probleemideni.

Kui sul on probleeme asjade edasi lükkamisega, ära muretse – sa pole üksi. Prokrastineerimisest üle saamine on raske ülesanne meile kõigile. Allpool leiad nõuanded sellest üle saamiseks.

Millest tuleb edasi lükkamine?

Inimesi, kes asju edasi lükkavad, nimetatakse tihti laiskadeks, kuigi see ei pruugi üldse olla nii. Teaduslike uuringute järgi on see pigem konflikt aju osade vahel, millest prefrontaalne ajukoor on koht, mis tegeleb planeerimisega ning limbiline süsteem nõuab kohest rahulolu andvat tulemust.

Limbiline süsteem on kasulik inimeste motiveerijana, sest paneb inimese tulemuse nimel pingutama. Kahjuks ettevõtlus ei anna kohest rahuolutunnet, vaid pigem eeldab pikaajalist planeeritud tegevust, millega tegeleb prefrontaalne ajukoor. Prefrontaalse ajukoore töölepanek nõuab mentaalset tugevust ja enesekontrolli, samas kui limbiline süsteem töötab iseenesest ja soovitab pigem kohese heaolu nimel millegi mõnusaga tegeleda. Lisaks on viimase 30 aastaga oluliselt kasvanud igasuguste häirivate faktorite kasv – nagu internet, telefonid, igal hetkel sissetulevad e-kirjad ja kõned jne, mis tekitavad limbilisele süsteemile veelgi kiusatust.

Kuidas prokrastineerimist e asjadega viivitamist ära tunda?

Ülesannetega viivitajad üldjuhul:

  • ülehindavad aega, mis on jäänud ülesande täitmiseks
  • usuvad, et ülesande tegemine võtab vähem aega kui tegelik ajakulu
  • arvavad, et nad on hiljem rohkem motiveeritumad
  • tunnevad, et nad töö tulemus kannataks, kui seda peaks tegema nii, et selleks tuju ei ole

Asjadega viivitamise vältimiseks kasuta järgnevat 11 nippi

1.Kärbi tööde nimekirja

Nn. to-do nimekirjad pole alati kasulikud, sest pikk nimekiri võib teha asja hullemaks. See võib langetada motivatsiooni, sest tundub, et nagunii ei jõua ja lõpptulemusel ei teegi midagi. Seetõttu peaks tegema nimekirja väga lühikeseks, soovitatakse isegi panna sinna vaid 2 asja iga päev, siis tundub see hallatav ja lõpptulemusel jõuad ilmselt palju rohkem + oled endaga rahul, sest tegid rohkem kui plaanis.

2. Delegeeri

Delegeerimine on juhtimise juures üks raskemaid ülesandeid, sest keeruline on anda käest kontrolli asjade üle. Siiski on vajalik sed õppida ning uskuda, et töötajad saavad hakkama ilma, et neil peaks kogu aeg sabas seisma või ise ära tegema. Hoia oma energiat oluliste asjade jaoks. Võib-olla saad osa töid ka sisse osta, näiteks ostjate arvetega tegelemist.

3. Tee töid juppide kaupa

Keegi pole võimeline keskenduma ühele asjale tundide kaupa. Seetõttu proovi Pomodoro tehnikat, kus 25 min keskendud ühele ülesandele ja seejärel teed pausi. (PS See on muide ka väga hea nipp õpilastele, sest nii jäävad asjad paremini meelde, eeldusel, et selle 25 min jooksul keskendutakse ainult ülesandele ega kuulata samal ajal muusikat v kontrollita e-kirju).

4. Lülita telefon ja internet välja

Et olulisele ülesandele keskenduda, siis lülita välja telefon ja e-kirjad, kui võimalik, siis ka internet. Näiteks üheks tunniks, et segamatult ülesanne lõpule viia.

5. Ära oota õiget aega

Tee midagi kohe, isegi kui pole selleks tuju. Tüütu ülesandega alustamine on tihti kõige tähtsam samm. Isegi kui vaid alustasid, siis on hiljem palju kergem ülesande juurde naasta.

6. Ajasta tööd õigesse perioodi

Kui oled hommikuinimene, siis tee olulised ülesanded hommikupoolikul, kui õhtune, siis pigem hiljem, sest oled hommikuti liiga unine. Üldiselt tuleks kõigil loobuda oluliste asjade planeerimisest pealelõunasele ajale, sest enamikul on siis energialangus.

7. Planeeri tööd õiges järjekorras

Tee tüütu ülesanne kahe meeldivama töö vahel. Algatuseks esimene meeldiv ülesanne teeb tuju paremaks ja teist meeldivat on hea oodata samal ajal kui teed ebameeldivat.

8. Tekita omale harjumused

Korduvad tüütud tööd saab planeerida näiteks igal nädalal samasse aega, näiteks kolmapäeva hommikusse, siis tekib sellest aja jooksul harjumus ning töö läheb juba automaatselt.

9. Kujunda õige töökeskkond

See on eriti oluline kui töötad kodukontoris. Vaata, kas saad “kontorit” eraldada, soovitavalt teise ruumi, et see ei asuks meeldivate asjadega ühes kohas, mis meelitaks töö juurest eemale.

10. Vaata, kas saaks kasutada tehnoloogiat tööde automatiseerimiseks

Näiteks raamatupidamises saab palju asju tehnoloogia abil lihtsamaks teha. Küsi meilt nõu!

11. Premeeri ennast

Premeeri end mingil moel kui oled valmis saanud eriti tüütu töö. Isegi kui see on vaid mõttes enese kiitmine või mingi füüsiline asi, näiteks pikem lõuna lemmikrestoranis vms.

Loobu tööde edasilükkamisest, sest siis oled efektiivsem ja sul on rohkem aega meeldivate asjade jaoks.

Lisa kommentaar

Sinu e-postiaadressi ei avaldata. Nõutavad väljad on tähistatud *-ga